Sağlık Bakanlığı’nın “Sağlık Hizmetlerinin Yürütülmesi Hakkındaki Yönerge”sinde, Bilgi İşlem ve Sağlık İstatistikleri Şube Müdürlüğü’nü aşağıdaki görevleri yerine getirmekle yükümlü kılmıştır.          

 1- Yıllık hizmet plan ve programlarını hazırlamak, uygulamak, uygulatmak, denetlemek ve değerlendirmek. 

2- Hizmetlerin gerçekleşmesi için lüzumlu insan gücü planlamasını, ilgili şube ile işbirliği içerisinde yapmak, planlamanın gerçekleşmesi için gereken tedbirleri almak, 

3- İlgili şahıs, bilgili şahıs ve birimlerle işbirliği içerisinde, personelin sağlık istatistikleri konusunda toplu, ferdi veya kurumsal hizmet içi eğitimlerinin plan ve programını yapmak, bu plan ve programın gerçekleşmesini sağlamak, 

4- Bakanlıkça tespit edilen esaslar çerçevesinde, resmi ve özel sağlık kurum ve kuruluşlarından doğrudan veya ilgili birimlerce derlenen istatistiki bilgileri toplamak, gerekli kontrolleri yapmak ve değerlendirmek. 

5- Kaynaklardan gelecek bilgi akımının belirtilen süre içerisinde yapılması için gerekli işlemleri yapmak, aksaklıkları önlemek, bu bilgilerin zamanında gerekli yerlere aktarılmasını sağlamak. 

6- Bilgi toplamada görülen aksaklıkları ve değerlendirmede ortaya çıkan hizmeti olumsuz yönde etkileyici hususları zamanında Sağlık ve Sosyal Yardım Müdürüne aktarmak. 

7- Hizmet araştırmaları planlamak, gerçekleştirmek, bu konuda yapılan çalışmalarda görev almak, 

8- Aylara ve yıllara göre mevcut verilerle olması gereken verileri karşılaştırmak ve saptanan sorunların nedenlerini araştırmak, 

9- Hizmetleri yansıtıcı mukayeseli tablo ve grafikler düzenlemek. 

10- Hizmet gereği bulundurulması gerekli diğer kurum ve kuruluşlara ve bunların çalışmalarına ait istatistiki bilgileri toplamak. 

11- Kullanılacak istatistiki formların zamanında temin edilmesi, stoklanması ve dağıtımını organize etmek, şube bünyesinde kalan formları düzenli dosyalamak ve arşivlemek. 

12- Yıl sonlarında şubenin yıllık çalışma raporunu ve gelecek yılın çalışma programını hazırlamak. 

13- İlin yıllık Sağlık İstatistik Bültenini hazırlamak ve gerekli yerlere göndermek 

14- Bakanlık merkez teşkilatı ile sağlık müdürlükleri bünyesinde güncel bilgi toplanması amacıyla, bütün şubelerin çalışmalarını (Veri girişlerini) bilgisayar ortamında hazırlamak ve icmallerin transferlerini eksiksiz bir şekilde Bakanlığa ulaştırmak. 

15- Kurumlara bilgisayar desteği sağlayarak, ağ oluşturmak, birimlerin bilgisayar ile ilgili sorunlarını çözmek, 

16- Bakanlık emirlerinin ilgili kurumlara ulaşmasını sağlamak. 

17- Sağlık Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak. 

            Öngörülen bu görevleri 1995-1996 yıllarına kadar klasik anlamdaki yöntemlerle yerine getirilmekte idi. Ancak teknolojinin sunduğu imkanları değerlendiren Sağlık Bakanlığı Sağlık Projesi Genel Koordinatörlüğünün alt yapısını oluşturduğu ve tüm ülke düzeyinde kullanımı sağlanan elektronik ortamda veri girişi ve değerlendirme çalışmalarına başlanıldığından görevlerine yenileri eklenmiştir. 

1- 1996 yılında Bakanlıkta makam onayı ile kurulan Veri Toplama Formları Koordinasyon Komisyonunca yeniden belirlenen veri toplama ve bildirim formlarının ilgili kurum ve kuruluşlara tanıtılmasını sağlamak, 

2- Bakanlığın zaman zaman düzenlediği eğitimlere katılan Müdürlüğümüz elemanları vasıtasıyla veri toplayan tüm personele Sağlık Enformasyon Sistemi ‘nin (SES) kurallarının anlatılması. 

3- 1997 yılında hayata geçirilen ve SES’ in ilk aşaması olan Temel Sağlık İstatistikleri Modülü ‘nün (TSİM) teşkilata tam olarak yerleşmesini sağlama çalışmalarını sürdürmek. 

4- Birinci basamak sağlık kuruluşları için Bakanlığın başlattığı çalışmaların ilimizde alt yapısının oluşturulmasını sağlamak, 

5- TSİM kapsamında elektronik ortamda kayda alınan verilerin süresi içerisinde Bakanlığa modem hattından transferini gerçekleştirmek. 

6- İlgili tüm personelin bu konulardaki bilgi eksikliğini gidermek, mevcut bilgilerin canlılığını korumak ve istatistiki çalışmaların önemi konusunu uygun ortamlarda ve her fırsatta anlatmak.     

7- Şubemizdeki faaliyetlerle ilgili olarak Sağlık Müdürü ve ilgili Şube Müdürlerini bilgilendirmek ve yapılacak işlerde istatistiklerin dikkate alınmasını sağlamak.

8- Kurumlardan gelen aylık çalışmaların değerlendirilmesinin yapılarak, sonucunun geri bildirimde bulunulması 

Bilgi İşlem ve Sağlık İstatistikleri Şubesine gönderilen aşağıdaki formların gerekli kontrolünü yaptıktan sonra TSİM’e kaydetmek.  

a)         Form 023 ( Sağlık Ocağı Aylık Çalışma Formu)

b)         Form 056 ( Hasta, Yatak ve personel Muvazene Formu)

c)         Form 057 ( Laboratuar, Röntgen Çalışma Formu)

d)         Form 018 ( Bildirimi Zorunlu Olmayan Hastalıklar Formu)

e)         Form 113 ( Aylık Kan Çalışmaları Formu)

f)           Diyaliz Bilgi Formu

g)         Form 053/A ( Hastalık İstatistik Formu)

h)         Form 053/B ( Doğumevleri İçin Hastalık İstatistik Formu)

i)          Gelir-Gider Bilgi Formu

j)          Acil Kurtarma Formu

k)         İl Koordinasyon Formu

l)           002-003 Nüfusun Yaş ve Cins Gruplarına Dağılımı

m)     Ölüm Vesikası İstatistik Fişleri 

BİLGİ İŞLEM VE  SAĞLIK İSTATİSTİK ŞUBESİNİN HEDEFLERİ 

            Özellikle koruyucu sağlık hizmetlerinde amaç; bireylerin ve toplumun sağlık seviyesini yükseltmek olduğu gerçeğinden hareketle, hizmet planlamasında, çalışmaların izlenmesinde, başarının ölçülmesinde ve çeşitli değerlendirmelerin yapılması ile yönetimin karar aşamasında sağlıklı verilere ihtiyaç vardır. Bu verilerin mutlaka doğru analiz edilerek kullanılması şarttır. Böyle bir hedefe ulaşılmak isteniliyorsa mevcut insan kaynaklarının en iyi şekilde değerlendirilerek, tüm kurum ve kuruluşlarımızda kısa, orta ve uzun vadede şunlar yapılabilinir kanaatini taşımaktayız; 

KISA VADEDE 

1- Durum tespitinin yapılması:

            * Kayıtların sağlıklı tutulup tutulmadığı,

            * Verilerin tam ve güvenilir olup olmadığı,

            * Verilerin uygun şekilde ve zamanında analizinin yapılıp, yapılmadığı,

            * Verilerin bilgiye dönüştürülüp dönüştürülemediği,

         * Elde edilen verilerin bilgiye dönüştürüldükten sonra yönetimce karar aşamasında kullanılıp kullanılmadığı,

2- Öncelikli çalışmaları başlatmak:

            * Sağlık hizmetlerinde görevli tüm personeli istatistiğin önemine inandırmak,

* Personele sağlıklı kayıt tutulmasının ve sağlıklı veri (doğru, tam, güvenilir, kullanılabilir ve yararlı) toplama yollarını öğretmek,

            * Her kurum, kuruluş ve birimde örgütlenmeyi gerçekleştirmek,

            * Gerekli araç, gereç ve malzeme desteğinde bulunmak,

            * Koordineli bir çalışma ortamını oluşturmak ve bunun devamlılığını sağlamak.

 ORTA VADEDE 

1- Sağlıklı veri akışını sağlamak,

2- Elde edilen verilerin bilgiye dönüştürüldükten sonra her kademede kullanılmasını sağlamak;

            * Aksayan yönlerin belirlenmesinde,

            * Önceliklerin tespitinde,

            * Başarının ölçülmesinde,

            * Çalışma planlarının yapılmasında,

            * Yönetimin karar aşamasında,

            * Karşılaştırmaların yapılmasında. 

3- Konuyu bilenler tarafından kolaylaştırıcı, yol gösterici ve değerlendirici özellikteki rutin denetimleri gerçekleştirmek. 

UZUN VADEDE 

1- Hizmet sunumunda bütün kurum kuruluş ve birimlerimizin sadece PLANLAMA-UYGULAMA-VERİ TOPLAMA şeklindeki kısır döngüden kurtarıp, PLANLAMA-UYGULAMA-VERİ TOPLAMA-DEĞERLENDİRME şeklindeki normal planlama döngüsüne kavuşturarak bunun devamlılığını sağlamak.

2- İSTEK-İHTİYAÇ-HİZMET dengesinin ideal şablonunu yakalamak